SMTPやPOPのシステムについては深く突き詰めた内容を理解する必要はないですけど、大まかな概要を知っておくと、メールソフトの操作の意味も理解しやすくなります。
まずメールのシステムで一番特徴的なことは、直接パソコン同士で送受信しているわけではなく、サーバーを介して、分業で処理されているという事です。
・・・メールのシステム図式・・・
メールのシステムを、郵便物に例えます。このテント村ーAの(テントー2)に手紙を出す場合、配達する側のシステム[SMTP]は、管理棟の住所だけしか見ていません。
メールアドレス全体を住所として認識しているのではなく、メールアドレスの@マークより右側の文字配列を住所として、扱っています。
なので手紙は直接(テントー2)に届くのではなく、管理棟で一旦預かる状態になります。このことから、テントの人は管理棟に手紙が届いている事に気づきません。
それを知るには、たまに管理棟に確認しに行かないといけません。この確認の操作が、メールソフトの送受信をクリックするという事になります。
次にテント−2の人は、管理棟に手紙がきているか確認したいのですが、この管理棟には、テントー1・テントー3の人宛ての、郵便物も混じっています。
そこで、どのテントの人の郵便物かを、仕分けておく必要があるため、メールBOXという箱がPOPサーバーに用意されています。そうすると、それぞれのテントの人が、そのメールBOXに名前をつけて、鍵をかけておく必要がでてきますよね?
勝手に自分の手紙を、他のテントの人に読まれたら困ります。この鍵がアカウント名であり、メールアドレスの@から左の部分になります。
メールアドレスは@を境に、右と左で、異なった情報を扱っているのです。
でも困った事がおこります。それはこのテント村Aでは、二つの同じ鍵があってはいけません。アカウント名は一つに限られますから、この村の中では@から左は、同じ文字配列は使えません。
テント村ーAの各テントは、それぞれ単独の独自ドメインで、レンタルサーバ一の一つの管理棟フォルダの中に存在するという事です。この事が、マルチドメインと呼ばれます。
これは何を意味するかと申しますと、もし、お客様にホームページを作成サービスとして提供する時、マルチドメインで管理した場合は、メールアドレスを作る際、@より左側は同じアルファベット使えないという事になります。 鍵が同じになるからです。
仮に、@より左側を同じ文字にしたい場合はもう一つレンタルサーバーを借りてアドレスを作る必要があります。なので@から右のメールサーバ名がテント村ーAとは異なる名前になります。
これでPOPサーバ自体が新たに構築される事になるので、テント村ーAと同じアカウント名が存在しても、問題ないという事になります。
この事からメールソフトが何のために?どのように利用されているか?解ると思います。
アカウントを使って、POPサーバーの中のメールBOXに接続する許可を得てから、メールのデータをパソコンにダウンロードしているという事ですね。送信[SMTP]はその逆になります。なのでメールソフトの設定には・・
などが必要になってくる事が、理解できます。